1. PMS là gì? Vai trò của PMS trong vận hành lưu trú
PMS (Property Management System) là nền tảng quản trị cơ sở lưu trú, được ví như xương sống vận hành của mọi khách sạn từ nhà nghỉ bình dân đến resort 5 sao cao cấp.
- Lưu trữ dữ liệu hồ sơ khách hàng (Guest Profiles) và lịch sử lưu trú.
- Hiển thị trực quan sơ đồ phòng theo thời gian thực (phòng có khách, phòng trống sạch, phòng đang dọn, phòng hỏng cần sửa).
- Thực hiện thao tác tính tiền, xuất hóa đơn VAT và kết xuất báo cáo doanh thu lãi lỗ (P&L).
2. Các tính năng cốt lõi của một hệ thống PMS hiện đại
Một PMS tiêu chuẩn bao gồm các phân hệ sau:
Phân hệ Đặt phòng (Reservation Management)
Ghi nhận nguồn khách từ OTA, đại lý du lịch, khách lẻ vãng lai (walk-in) và hỗ trợ giữ phòng có đặt cọc.
Phân hệ Tiền sảnh (Front Desk Operations)
Thực hiện check-in, gán số phòng, quét hộ chiếu/CCCD và tính tiền minibar khi check-out.
Phân hệ Buồng phòng (Housekeeping Management)
Cập nhật trạng thái dọn dẹp phòng từ nhân viên buồng phòng để lễ tân biết khi nào phòng sẵn sàng giao cho khách mới.
Phân hệ Báo cáo & Tài chính (Financial & Reporting)
Thống kê công suất phòng (Occupancy Rate - OCC), giá bán phòng bình quân (Average Daily Rate - ADR) và doanh thu trên mỗi phòng sẵn có (RevPAR).